Конвертовкладочная машина

Всем известно, что подготовка больших объемов почтовой корреспонденции для рассылки - дело трудоемкое и малоприятное для исполнителя. Если же сроки подготовки рассылки очень сжатые, а требования к внешнему виду вложений очень высокие, то решение такой задачи методами ручной обработки практически не возможно.
С целью повышения скорости обработки исходящей корреспонденции, снижения трудозатрат и повышения качества были созданы аппараты, которые сейчас носят название конвертовкладочные машины.
Впервые о подобных машинах в их современном понимании мир узнал ещё в далеком 1925 году, Мы расскажем подробнее о конвертовкладочных машинах.
Что такое конвертовкладочная машина?
Конвертовкладочная машина – это аппарат, в который с одной стороны загружаются чистые конверты с открытым клеевым слоем, а с другой стороны – документы или материалы, которые требуется вкладывать в конверты. В итоге машина сама сложит (сфальцует) требуемым образом документы, вложит их в конверт и заклеит этот конверт.
Как работает конвертовкладочная машина?
Несмотря на свои небольшие размеры, конвертовкладочные машины представляют собой довольно сложные технические устройства. Они имеют несколько узлов, выполняющие различные операции по обработке конвертов и вложений, и объединены в единое целое специальным программным обеспечением.
Рассмотрим упрощенную схему работы на примере конвертовкладочной машины которая состоит из следующих составляющих:
–лотки подачи документов и материалов для вложения
–аккумулятор документов (для подбора комплекта документов перед фальцовкой)
–узел фальцовки (сложения) документов
–узел смачивания нанесенного клеевого слоя на конвертах
–узел вложения документов в конверт
–выходной узел (запечатывание конвертов).
Краткое описание процесса:Документы из лотков поступают в аккумулятор. В аккумуляторе набирается требуемое количество документов для вложения, согласно заданной программе, и весь набор поступает в узел фальцовки. В узле фальцовки набор документов складывается (согласно выбранному типу фальцовки) и направляется в модуль вложения, где происходит вкладка документов в конверт. Далее конверты с вложенными документами направляются в выходной узел, где происходит заклейка конверта. Далее готовый конверт поступает из машины в выходной лоток.
Всё, работа закончена!
В узле смачивания преднанесенный клеевой слой, который уже присутствует на используемых конвертах, смачивается специальным составом для последующей заклейки конверта.
Что может конвертовкладочная машина?
Конвертовкладочная машина может производить следующие основные действия:
- фальцевать (складывать) документы + вкладывать их в конверт + заклеивать конверт
- фальцевать (складывать) документы + вкладывать их в конверт + не заклеивать конверт
- вкладывать в конверты документы без фальцовки, например, толстые буклеты, брошюры, открытки и др.
вкладывать в конверты пластиковые карточки, диски и прочие предметы, если они закреплены на листе. Данная операция не предусматривает фальцовку
- производить только фальцовку без вложения в конверт
- делать подбор и фальцовку нескольких документов, предназначенных конкретному адресату. Эта функция реализуется при помощи считывателя оптических меток.
Также для конвертовкладочных машин предлагается значительное количество опций и дополнений, которые упрощают выполнение требуемой задачи клиента.
Как выбрать конвертовкладочную машину?
Для того, чтобы подобрать конвертовкладочную машину для заказчика, нужно уточнить следующие параметры.
Количество вложений в месяц, которое планируется производить на машине
В характеристиках конвертовкладочной машины обязательно стоит параметр «рекомендуемая нагрузка». Этот параметр означает оптимальную месячную нагрузку на машину. Максимально допустимая нагрузка, как правило, в 1,2-1,5 раза больше рекомендованной. При соблюдении рекомендованной нагрузки ресурс машины будет максимальным. Если машину эксплуатировать в режиме максимальной нагрузки, то ресурс будет меньшим.
В зависимости от месячного объема вложений конвертовкладочные машины подразделяются наследующие группы:
- малый объем (от 0,5 до 40 тыс. вложений в месяц).
- средний объем (от 40 до 80 тыс. вложений в месяц).
- большой объем (от 80 до 250 тыс. вложений в месяц).
- производственный объем (от 250 тыс. до 1 млн и более вложений в месяц).
Также в качестве характеристики конвертовкладочной машины указывается максимальная часовая производительность. Этот показатель указывает на максимально возможное количество вложений в конверты в течение 1 часа и зависит от количества листов вложений. Наиболее скоростной режим работы машины – один лист в один конверт, без фальцовки.
Тип конверта
В характеристиках конвертовкладочной машины указываются типы конвертов, которые может использовать эта машина. Основные типы конвертов будут описаны ниже.
Модельный ряд конвертовкладочных машин может работать с конвертами формата до C5 включительно, некоторые конвертовкладочные машины работают с любыми конвертами.
Планируется ли производить переменные вложения?
Самый простой вариант, когда 1 лист вкладывается в 1 конверт (например, квитанция за коммунальные услуги). Если в один конверт надо вложить 1 лист, а в другие конверты больше одного листа (например, счета за услуги связи, когда расшифровка звонков одного клиента уместилась на 1 листе, а второй клиент «наговорил» на 4 листа), то такие вложения называются переменными. Такие вложения возможно сделать только с использованием считывателя оптических меток (OMR/BCR).
Планируется ли вкладывать в один конверт документы разных форматов?Если стоит задача вложить в 1 конверт сфальцованный документ одного формата (например, А4) и одновременно с ним документ другого формата без фальцовки (например буклет формата А5), то такую задачу целесообразно реализовать на конвертовкладочной машине с 2-мя или более подающими лотками.
В этом случае из верхнего лотка будут подаваться документы формата А4, а из нижнего – документы формата А5.
Типы конвертов, с которыми работают конвертовкладочные машины
Наиболее широко применяются конверты с окошками, использование которых позволяет не печатать адрес получателя на самом конверте. Достаточно напечатать адрес на документе, сфальцевать его правильным образом и разместить в конверте адресом в окошко.
Если в характеристиках конвертовкладочной машины указываются конкретные типы конвертов, значит машина работает только с ними. Если указан диапазон размеров, например «от С65 до С5», значит машина работает с любыми конвертами, размеры которых находятся в указанных пределах.
Как можно сложить документ перед вложением в конверт?
Фальцовка (англ. folding) – это сложение документа. Виды фальцовки, которые может обеспечить конвертовкладочная машина, могут быть различными.
Указанные типы фальцовки может обеспечить любая конвертовкладочная машина. Исключение составляет только машина которая не использует Z-фальцовку. Также для всех видов фальцовки предусмотрена возможность регулировки расположения места сгиба. Это позволяет заказчику при необходимости добиваться требуемого размера вложения (например, под нестандартный конверт). В свою очередь от размера и положения сфальцованного документа в конверте зависит удобство открытия конверта адресатом и сохранность вложений. Для открытия любых конвертов с корреспонденцией возможно использовать автоматические письмовскрыватели, при этом гарантируются высокая скорость обработки и полная сохранность вложений.
Что такое оптические метки (OMR/BCR) и для чего они нужны
Оптическая метка (OMR) и бар-код (BCR) - это отметки, которые возможно напечатать на документах с целью облегчения дальнейшей работы с этими документами. Для печати меток могут быть использованы адресные принтеры.Применительно к конвертовкладочным машинам OMR/BCR метки нужны для того, чтобы машина смогла определить, что именно делать с данными документами.
Для распознавания оптических меток используется считыватель оптических меток. Он опционально может быть установлен на конвертовкладочной машине. При использовании считывателя возможно производить переменные вложения, когда в разные конверты из общей пачки вкладывается различное количество листов. В оптических метках зашифрована информация о принадлежности документа тому или иному адресату. Нанести оптические метки на документ можно при помощи специализированного программного обеспечения. Оптические метки наносятся на документ в электронном виде, а потом могут быть распечатаны вместе с документом на принтере, в том числе на адресном принтере.
В заключение хочется сказать, что конвертовкладочная машина - это технически сложный продукт, подбор и установку которого лучше доверить профессионалам. Грамотный специалист сможет учесть все нюансы Ваших настоящих и перспективных задач при подборе конвертовкладочного оборудования.